會議的準備可以分為幾個階段：
下面您將在會議準備過程中，瞭解簡短的各階段指南以及主辦單位應該執行的任務。
10個階段開始之前 – 會議準備計劃和網站
階段1 – 向講者徵稿
階段2 – 講者提交文稿
階段3 – 分配審核階段：審稿者對投稿稿件進行分配
階段4 – 分配給審稿人的稿件
階段5 – 審稿人對文稿的評估
階段6 – 計畫委員會討論稿件的接受狀態
階段7 – 確認稿件結果及發表方式的最終決定
階段8 – 結果通知
階段9 – 投稿者提交最終版本
階段10 – 與會者進行線上報名
10個階段開始之前 – 會議準備計劃和網站
一般而言，會議的籌備工作至少應在活動開始一年前進行規劃。另請參閱「本地會議組織者指南」提供主辦單位在規劃會議時應考慮面向。
今天，對於幾乎所有的會議來說，網站肯定是講者/投稿者和與會人員最重要的消息來源之一。因此，應儘早刊登上網， 設計版面吸引人並以清晰和有條理的方式包含所有相關會議訊息。
您的會議活動網站上提供給與會者要有的內容有哪些?
您的網站應提供有關會議的所有相關資訊，我們認為始終保持最新資訊是一個好辦法。您的網站宣傳活動，同時幫助您避免不必要的查詢和誤解。為了讓網站留下專業的印象，我們建議您諮詢一位網頁設計師為您設計。
您的網站至少應包含以下資訊：
- 關於會議的一般訊息：這是什麼活動、今年的特別關注點是什麼、誰在主持會議、會議在哪裡舉行、為什麼投稿者應該提交稿件並參與其中？
- 講者資料：其中包括「徵稿」、「 線上投稿 」，關於發佈內容的哪些部分的詳細資訊（由哪個出版社出版，以哪個系列為準）以及要考慮哪些截止日期。還需提供給投稿者，使用於投稿提交的範本格式（例如Word範本格式）。投稿模板欄位越精確定義，在編製會議大會手冊時，您將做的工作就越少。如果有頒發獎品，如「最佳論文獎」也要公告出來。
- 會議地點(含交通資訊、旅遊景點、過夜住宿)：您不僅應該列出實際會議地點的訊息，還應提供有關會議所在城市和地區的訊息。以及節錄為什麼這個地區值得旅遊以及它所提供的景點。此外，與會者還需要有資料可以了解如何前往會議地點以及如何找到合理定價的過夜住宿選擇。
- 與會者報名線上註冊：請列出註冊報名的各種費用選項（是否收取稅？）。此外，註冊報名的最後期限和早鳥費率應放上，以及可接受的付款方式。
- 會議議程：最好在會議網站上儘早列出最重要的議程點並以特別醒目的格式顯示它們。此外，還應提供關於特別主題演講者、社交活動(COFFEE BREAK、LUNCH BREAK、大會晚宴、…等時段)和頒獎典禮的訊息。建議您製作一份「會議傳單」，其中包含會議概述，並將其作為可下載的PDF文件提供，放在網站上。
- 聯繫方式、關於我們：這些頁面對於不同種類的所有網站都很重要。
